Trong một buổi nói chuyện với một nhóm các doanh nhân, một chuyên gia trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả. Đứng trước những người khá thành đạt trong cuộc sống, ông mỉm cười: "Sau đây là một câu hỏi trắc nghiệm". Ông ta lấy từ gầm bàn một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Ông lần lượt đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. "Cái lọ có đầy chưa?" - ông hỏi.

"Đầy rồi" - mọi người đáp. "Thật không?" - ông lấy từ gầm bàn ra một túi sỏi nhỏ đổ từ từ vào lọ và lắc cho các hòn sỏi chen vào tất cả các khoảng trống giữa các hòn đá cuội. Ông lại hỏi: “Cái lọ đầy chưa?”. Lần này thì mọi người dường như bắt kịp ông. Ai đó trả lời: "Chắc là chưa".

"Tốt!" - ông nói và lấy ra một túi cát đổ vào lọ và cát chen đầy vào các khoảng trống giữa những hòn đá cuội và hòn sỏi. Một lần nữa, ông hỏi: "Cái lọ đầy chưa ?"."Chưa" - mọi người nhao nhao. "Tốt" - ông lặp lại và vớ lấy bình nước đổ vào lọ cho đến khi nước ngập đến miệng lọ. Ông ngước nhìn mọi người và hỏi: "Minh họa này nói lên điều gì?".
Một nhà kinh doanh nhanh nhảu đáp: "Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa!"

"Có thể" - ông đáp - Nhưng đó không phải là vấn đề. Điều mà minh họa vừa rồi nói lên là bạn không đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ không bao giờ có thể nhét chúng vào được.
Cái gì là những "hòn đá cuội" trong cuộc sống của bạn? Có thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe của bạn... Nhưng nhớ đặt những "hòn đá cuội" đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn đang làm thật sự có ý nghĩa.

Câu chuyện trên gợi cho chúng ta về ý nghĩa của việc quản lý thời gian. Có câu: “Thời gian là vàng”. Chúng ta được tạo hóa ban cho một tài sản vô cùng quý giá, đó chính là vàng - thời gian. Ai cũng có 24h/ngày, chúng ta sẽ sử dụng chúng như thế nào để có thể sinh ra “vàng” theo nghĩa đen thực sự? Đó chính là điều sẽ tạo ra sự khác biệt giữa người thành công và kẻ thất bại.

Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của ta rất tiết kiệm mà ta lại không biết tiết kiệm thời gian? Thái độ tiết kiệm thời gian, sử dụng chúng một cách tối ưu nhất sẽ giúp ta thực hiện được nhiều công việc trong một ngày. Thực tế cho thấy, người luôn luôn bận rộn với công việc, lúc nào cũng cảm thấy thiếu thời gian làm việc thì đó là dấu hiệu cho sự thành công trong tương lai. Còn những người dư dả thời gian, không biết dùng thời gian vào việc gì, sống một cách lê lết cho hết ngày đoạn tháng, điều đó báo hiệu một tương lai nghèo khó sẽ đến.

Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian như vậy, chúng ta sẽ sử dụng thời gian thế nào cho hiệu quả? Sau đây là một số gợi ý:

1.    Biết cách lập kế hoạch:

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ tạo cho bạn định hướng cho một khoảng thời gian nhất định. Muốn sắp xếp công việc cho ngày hôm nay, bạn phải biết trong tuần này, bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì? Muốn biết công việc phải hoàn thành trong tuần, bạn phải có mục tiêu và kế hoạch thực hiện cho tháng. Vì thế, việc đầu tiên để quản lý được thời gian là bạn phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng bao nhiêu, bạn sẽ dễ sắp xếp thời gian bấy nhiêu.

Ví dụ: Mục tiêu của tôi là hoàn thành 5 bài học tiếng Nhật trong tuần này. Vậy thì mỗi ngày tôi phải hoàn thành bao nhiêu điểm ngữ pháp, bao nhiêu từ vựng?

2.    Liệt kê những việc phải làm trong ngày:

Sau khi có một kế hoạch tổng thể của từng tháng, từng tuần, bạn phải liệt kê ra những việc cần làm trong một ngày dựa vào kế hoạch đó. Thao tác này nên được thực hiện từ chiều tối của ngày hôm trước. Liệt kê tất cả những công việc cần phải hoàn thành và sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý. Cuối cùng, phân bố thời gian cho từng công việc. Thao tác này giúp bạn có thể làm được tất cả công việc trong ngày, không bỏ sót việc nào và cũng tránh lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.

3.    Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên:

Sau khi liệt kê công việc, bạn sẽ sắp xếp chúng theo trình tự tầm quan trọng và dành ưu tiên cho những việc có tầm quan trọng cao hơn.

Bạn phải phân biệt được những việc nào mình cần phải hoàn thành ngay lập tức, việc nào phải hoàn thành sớm, việc nào không nhất thiết phải làm gấp.

4.    Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc:

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Thao tác phải nhanh, gọn mà vẫn đảm bảo hiệu quả để tránh những khoảng thời gian chết lãng phí.

5.    Xác định những “kẻ cắp thời gian” và loại trừ chúng:

Những “kẻ cắp thời gian” rất quen thuộc với chúng ta: nói chuyện điện thoại quá lâu không cần thiết, chơi dở một ván game, lang thang mua sắm không mục đích, ngủ nướng… Tất cả những “kẻ cắp” này sở dĩ vẫn tồn tại là do sự dễ dãi, tùy tiện của bản thân mà không tuân theo một kỷ luật nào. Vì thế, một điều tất yếu của việc thực hiện mục tiêu và sử dụng thời gian hiệu quả là bạn phải tuân thủ chính xác những gì kế hoạch và thời gian biểu của bạn đã xây dựng. Bạn biết cách lập kế hoạch mà không có tính kỷ luật trong quá trình thực hiện, bạn vẫn chưa là người biết quản lý thời gian.

Những điều ở trên là những gợi ý thiết thực cho những ai đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian trong công việc, những người mong ước sẽ đạt được thành công trong công việc mà vẫn chưa biết sử dụng một tài sản quý giá mà tạo hóa ban tặng - thời gian. Cách sử dụng kho tài sản này sẽ sinh ra “vàng” hay không? Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào bản thân của bạn ngay ngày hôm nay.

TH.S HOÀNG YẾN